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行動を加速させる「目標」設定とタイムマネジメントの関係 リーダーシップ

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どうも!「らしく」働くをプロデュースするキャリアカウンセラーの影山です。

あなたはビジネスの「リーダー」として活躍する人と聞くとどのようなイメージを抱きますか。仕事ができて、責任感が強く、精神的に強い人、こんな風に考えるかもしれません。あるいは努力をすることを嫌がらず、他人が嫌がることを引き受けて仕事をする人を思い浮かべるかもしれません。

ある経営者からは、周囲に対し触発する行動。語りかける行動。称える行動。育成する行動が、目に付く人だとの声もあります。まぁいずれにしても、リーダーらしい行動している人の周りには自然と仕事が集まってくるものですよね。

今回はチームの牽引役として多忙を極めるリーダーがやっている「タイムマネジメント」や「目標」についての考え方などについて触れていきたいと思います。

 

時間管理の先にある圧倒的な充実感

タイムマネジメントとは

リーダーらしい行動をとる人は、当然ながら忙しくなります。忙しい中で仕事をこなしていく、さらに仕事が集まります。その繰り返しで、時間はますますなくなっていきます。

そこでリーダーにとって重要な課題となってくるのが、タイムマネジメントです。タイムマネジメントとは、時間を有効活用して、仕事を効果的かつ効率的に進めるための技術のことを意味します。

 

なぜタイムマネジメントが注目されている?

ちなみにタイムマネジメントの注目度は年々高くなってきています。その理由は残業時間の短縮、過重労働の撲滅などの社会背景のもと高い労働生産性が求められるようになったからでもあります。他にも、ワークライフバランス(仕事とプライベートの調和)を重視する働き方を選択する人が増えたことも要因のひとつです。

 

単なる歯車としての時間こそムダ

いずれにしても成果を出すために長く働くことをよしとする時代は終わりました。もし、成果のために長く働くことを評するような企業に身を置いているなら、即刻、可及的速やかに将来の自分を見据える時間をとることをお勧めします。

単なる歯車としか見ていない企業に捧げる時間ほどムダなものはないからです。

 

スケジュール管理との違い

よくスケジュール管理と同じように扱われることがありますが、スケジュール管理はどちらかと言うと予定の管理や把握といった意味合いが強いです。

それに対しタイムマネジメントは、目標を明確にして、必要な作業をもとにスケジュールを組んで、計画に従って時間をコントロールして仕事を進めていくマネジメントサイクルを回すことをいいます。

 

圧倒的な充実感が感じられる

これは仕事がデキる人やリーダーレベルのビジネスパーソンがやっている個人レベルでの業務の改善、と言いかえることができるかもしれませんね。

「今日は精一杯やった!悔いはない!!」圧倒的な充実感とともに思わずこんな言葉が漏れてしまう過ごし方ができている。そんな状態がタイムマネジメントができているとイメージしてみてください。

さて、タイムマネジメント、時間を管理すると言う考え方はどのような手順で行っていけば良いかについて一緒に考えていきたいと思います。

 

なにからやればいい?

何か課題があってそれを解消するためには現実問題として目の前にある「壁」となっている障害を冷静に見極めて、客観的にその解決方法を見定めていかなければなりません。そこでまず、自分のこれまでの時間の使い方を分析してみることから始めていきましょう。

では、続いてタイムマネジメントを実行して成果を出すために分析の次になにをすればいいのかについてみていきましょう。

 

「時間を削る」のは作業部分のみ

単純に時間をできるだけ削るのがタイムマネジメントと思われがちなのですが、それは大きな間違いです。時間を削る部分は作業部分であり、その他の部分、特に「目標」の設定にはじっくりと時間をかけるべきなんですね。

ここでいう目標というのは、「自分にとって重要な仕事は何か」を明確にしてどのレベルで、いつまでに、仕上げるのかを設定することを指します。

 

「目標」の設定に必要なのは具体的な「数字」

目標は計測できなければ、うまくいっているのか、うまくいっていないのかすらわかりません。そこで具体性が重要になるわけです。具体性でもっとも簡単なのが「数字」を盛り込むことです。

例えば「受注する」とか「書類作成をする」と漠然とした目標ではなく、「今月中に新規のアポイントを10件とる」「明日までに5件分の書類を作成する」など、期日と数値を入れて目標に具体性を加えることが重要です。目標は具体的であればあるほど改善しやすくなります。目標設定したら、さらに細かなアクションプランまで落とし込んでいきます。

 

ゴールから逆算して目の前の行動に落とし込む

例えば「今月中に新規のアポイントを10件とる」ことが目標であれば、そのために何人分のアポイントの候補先が必要か。その準備にかかる時間は一体どれぐらいかかるのか。アポイントを取るためにかかる時間も想定しましょう。

少しでも時間を短縮し、成果を導き出すために、どのような工夫がこなせるかを考えて計画に落とし込んでいきます。そうすることでより実践的なタイムマネジメントになっていきます。

 

まとめ

個でのタイムマネジメントを磨くことは、結果的にチームの成果向上にもつながります。管理職に業務のシワ寄せが来る…と嘆く暇があったら「捨てられるもの」がないか。「今のやり方を疑う」など現状を手放して自分改革を行っていくうちにチームメンバーも感化されて、効率的かつ成果につながる動きがとれるチームへと変貌を遂げられるようになりますよ。

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